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企业档案管理听课笔记(4)

编辑整理:  贵州自考网 发表时间:  2018-05-23   【   点击数:

 第三章企业文件的形成与归档
  
  名或简:企业文件:在企业生产建设、经营管理等各项活动中,按一定的程序和要求形成的原始记录。企业文件也是一个综合性的概念,它是企业一切科技、生产和管理实践活动形成的各种形式的原始记录,不是某一类企业文件的专指称谓。
  
  选:企业文件管理工作包括企业文件的形成、积累、整理、归档等4方面的内容。
  
  第一节企业文件的形成
  
  简:企业创立时期文件的形成
  
  企业的创立,就是通过法定的程序,组成一个具有独立主体地位的经济实体,并在该实体内部根据特定的需要,设置一整套组织管理系统,使其按既定的目标运行;一般而言,企业的设立主要包括筹备和申请登记两个阶段。
  
  在企业创立时期主要形成的文件有:
  
  1、创办机会的选择及其可行性研究过程中形成的文件。
  
  2、企业章程及有关部门的批准文件。
  
  3、企业基本建设活动中形成的文件。
  
  4、注册申请报告、企业资信证明、营业执照。
  
  5、人事材料。
  
  6、财务和会计文件,主要是企业资金筹措过程和结果的记录文件,如借贷合同、募股申请文件、股东出资证明书、资产评估报告、财务审计报告、验资报告等。
  
  7、企业成立文件。
  
  8、商标注册文件。
  
  9、其他一些原始材料。
  
  简:企业调整阶段形成的文件
  
  1.企业合并、分立时期形成的文件
  
  合并是指两个或两个以上的企业,依照法律规定、行政命令或合同的约定,经过一定的法律程序,变为一个企业法人的行为。
  
  一般的合并程序及其产生的文件包括:
  
  1)调查论证
  
  2)报批审查
  
  3)清产核资
  
  4)通知及公告
  
  5)法律公证
  
  6)工商变更登记
  
  企业分立是指一个企业法人依据法律规定或企业自行决策,经过一定的法律程序,分解为两上或两个以上的企业法人的行为。
  
  2、企业整顿时期形成的文件
  
  整顿是指企业因经营管理不善造成亏损,不能清偿到期债务时,为维持社会经济秩序,恢复企业生计,调整企业债务,改善企业经营管理的秩序,恢复正常的企业行为而采取的具体措施。
  
  整顿中形成的文件有:
  
  1)申请整顿
  
  2)整顿方案
  
  3)形成审议书
  
  4)法院的裁定材料
  
  5)整顿方案的实施文件
  
  6)终止整顿程序的文件
  
  简:企业破产文件的形成?
  
  破产是指企业债务人不能清偿到期债务时,为保护多数债权人的利益,处理债务人而进行的一种诉讼程序。
  
  破产过程中形成的文件有:
  
  1、向债务人所在地法院提出破产申请
  
  2、债权人向法院申报债权期满后,陆续召开若干次债权人会议。会议主要负责审查有关的债权记录和证明材料;这一阶段形成的主要文件有:债权记录和证明材料、和解协议(未申请整顿的企业不产生该文件)、破产财产处理与分配方案、历次债权人会议文件等。
  
  3、法院宣告破产的发布公告
  
  4、法院指定组成清算组,进行破产清算
  
  5、企业破产分配方案及其形成的一系列原始记录。
  
  第二节企业文件形成工作的管理
  
  简:企业文件形成的特点?
  
  1、与企业各项活动同步进行。如针对科技文件的形成与企业科技、生产活动同步进行的特点,实行“4同步”的管理措施。
  
  2、来源分散,种类、类型呈多样化趋势发展
  
  3、不同种类的企业文件形成规律不同
  
  4、标准化程度日益提高
  
  简:4同步:
  
  企业下达科技、生产计划与提出科技文件的形成、积累、整理、归档要求同步,检查科技、生产活动计划与检查文件的形成、积累情况同步,鉴定、验收科技、生产成果与鉴定、验收文件是否完整、准确、系统,是否符合归档要求同步;上级登记科技成果及成果申报获奖、科技人员提职考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。
  
 

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