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公文写作与处理自考复习资料第十一章

编辑整理:  贵州自考网 发表时间:  2018-05-23   【   点击数:

第十一章 公文办理程序

  第一节 公文办理程序概述

  (1)公文办理程序:就是指公文在机关内部形成到运转处理所必须经过的一系列环节。

  (2)公文办理示意图:略。P305

  第二节 收文办理程序

  收文:是指机关文书部门收进行外文单位发来的文件材料。

  收文办理:是指文书部门收到文件材料后,在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。

  过程包括:签收、拆封与登记;分发与传阅;拟办、批办与承办;催办、查办与注办。分述如下:

  (1)签收、拆封和登记

  1)签收。是指收到文件材料后,收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字,以明确交接双方的责任,保证公文运转的安全可靠。

  机关的收文主要有三个来源:

  一是机要交通送来的机要件;

  二是邮局送来的挂号函件和电报;

  三是外机关和部门直接送来的文件材料。

  对照公文投递单或送文登记簿认真清点,做到四查清:

  1.查清信封或封筒上的收文机关名称,是否确属本机关的收文,以防错投、错收;

  2.查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致;

  3.查清文件封口是否破损,包装是否牢固,如发现有散包、破封、密封条被拆等情况,应及时追查原因;

  4.查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

  2)拆封。

  1.对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件,则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。

  2.密件则应交机要文书或机要室拆封。

  3)登记。就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向,经保正文件的收受和处理。

  公文登记的作用主要有:

  1.便于管理和保护文件,防止积压和丢失;

  2.便于检查和检索文件;

  3.便于文件的统计和催办工作;

  4.作为核对与交接文件的凭据。

  公文登记的具体范围:

  1.上下级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件;

  2.下级机关文件。包括请示、报告性文件;

  3.重要的带有密级的刊物、资料;

  4.其他机关商洽问题和需要答复的文件;

  5.上级机关召开会议印发的会议文件材料。

  不必登记的材料和文件:

  1.各种公开的和内部不保密的出版物;

  2.一般的公开信和不应拆的私人信件;

  3.已被综合性文件包括的文件材料;

  4.行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等;

  5.领导“亲收”、“亲启”件,这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后,认为须交机关存查或处理的,再行登记,并交有关部门处理。

  外收发文登记项目包括:收到文件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、备注等。(外收发使用的《收文登记簿》P308)

  内收发的收文登记主要项目应包括:收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题或摘由、密级、份数、承办单位、签收人、复文号、归入卷号、备注等。

  收文登记的形式:薄册式、联单式、卡片式 .(具体参见:P309-313)

  (2)分发和传阅

  1.分发。亦称分办,是指文书人员在文件

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