第五章 美国秘书工作(上)

美国：美利坚合众国，位于北美洲中部。华盛顿是美国第一任总统。

《韦氏秘书手册》对全球秘书业务影响很大。

1、美国国家机关秘书机构共5类：

①总统办公机构(是总统的顾问和助手班子，主要有白宫办公厅、行政管理和预算局、经济顾问委员会、政策发展办公室和国家安全委员会等;)

②内阁部(亦称行政各部或大部，是联邦政府的主要行政机构)

③独立管制机构(通称委员会)

④政府公司

⑤其他独立机构

2、总统办公厅的职能：①协助总统处理各种日常事务;②负责总统与国会两院的联系;

③协助总统与政府各部、各独立机构、独立管理机构以及各社会团体进行联系、磋商、拟定有关政策。

由总统顾问、总统助理、办公厅副主任和新闻秘书等组成。

3、美国内阁的秘书工作：只是总统的一个咨询的执行机构，不是联邦政府的一级组织，不实行集体负责制，无权作出决定。

内阁成员由总统、副总统、各部部长、中央情报局长组成。

4、美国政府服务总局：独立机构之一，承担部分秘书工作事务。(如采购办公用品等。)

5、秘书的国际定义：具有熟练的办公室工作能力、不需上级督促即能主动负责，积极进取，干练果断，能在授权范围作正确决定的经理助手。

6、秘书在领导和管理中的地位：是为了减轻领导者繁忙而大量的工作，尤其是承担不必由领导亲自操办的办公程序细节和其他事务。

7、不同秘书的作用：

①见习秘书：只做接待员或打字员的工作，以人际交往为主，如接待来访者、处理电话等

②正式秘书：掌握良好的速记技术，具备妥善处理行政事务的能力。包括拆发信件、订货，制定日常案卷、接电话等。

③行政秘书：指那些授予有行政职权并起到这种作用的人。是组织文字处理中枢系统的核心人物。主要任务：处理业务信函、电话联络、资料归档。

④通讯秘书：中心任务是从事所有的打印工作，机器誊写，键盘操作，以及其他各种特殊任务。

任务：①给行政助理和文字处理机构准备、编辑和分发办公室文字处理稿件;

②独立审改自己或他人的文稿;

③编辑和复制别人提供或打印好的文件

④设计或安排下一步工作;

⑤了解或推荐办公室装备设施并代替办理付款手续

⑤法律秘书：掌握法律术语和程序，熟悉各种法律事务，负责草拟和打印法律文件。

必须有公证人资格，以便签署公证。

⑥医务秘书：(医务助理协会在芝加哥，医务秘书比其他专业的秘书更有就业机会)

⑦技术秘书：熟悉物理化和财务等系统知识。

⑧驻国外机构秘书：条件：①不低于21岁;

②必须是美国公民，配偶也需是美国公民;

③高等学校的毕业生或具有同等学历的人;

④申请者及其随员必须通过体检检查

⑤通过美文职人员考察机关主持的文职人员能力、速记、打字的测验

⑥必须有一定的工作经验

考察申请者是否称职的因素还有﹕①申请者是否对外交事务感兴趣

②是否能掌握一门外语，对已经掌握一门外语的要优先录用。

8、美国各级主管对其秘书的要求：

①准时、②可靠、③学习能力、④遵守指示的自觉性、⑤忠诚和保守机密、⑥敏捷性、⑦机智感、⑧灵活性、⑨工作责任感、⑩谈吐举止、11风度礼貌

9、美国秘书发展注重：

①不断学习提高素质;

②在实践中提高技能水平

③良好的人际关系

④必须全面了解熟悉自己的企业

⑤美国秘书面临的挑战和机遇

10、面对危机，美国秘书的应对措施：①强化自己的应变能力;②平时留心本单位的运转情况;

③熟悉法律;④熟悉应聘求职

11、美国秘书公务信函写作的7事项：

①写作准备：①与领导议定程序;②确定来信的种类;③搜集相关资料;④作好旁注;

⑤要事下划线;⑥勾勒出信件的内容;⑦起草信函

②标准信函的组成：①整洁美观;②写好开头;③使用得体、简明晓畅的语言;

④精心安排文章结构;⑤句子准确，使用标准标点符号;

⑥提供准确信息;⑦表达准确;⑧针对性答复对方问题;

⑨提出正反两方意见，先指出某一情况合理性，再顺带出不适当或否定意见⑩设计一个友好的信函结尾

③格式化信函的制作

④特殊信函的写法：

特殊信函包括：①对仅有领导人才确知详情的事情作出正确的回复、②只有领导人才知道怎样回复好③最好由领导人回复的复杂的询问或问题;④对方是本单位领导人的知己，他非常熟悉本单位领导人的文风，他人的代笔可能会引起对方的不快。

⑤美国业务通信的主要信件格式

摹写格式：简式信件、块式信件、改良型块式信件、改良型小块式信件、次行缩进式信件

⑥事务性信件的具体组成部分：

日期、收件人姓名、地址、正文、署名是必不可少的。

⑦信件内容的撰拟：

①简明了当、气氛轻松;②长短与重要性吻合;③正文第一句话提出写信目的