第六章 美国秘书工作(下)

1、美国秘书的日常事务：

1)办公环境的整理

①领导办公室的整理

②秘书办公室的整理

③办公用品的管理

2)办公电话的使用

秘书应以令人愉快、礼貌得体的，能够传递尊严的，训练有素的语调、准确清晰地传递有关信息;

3)接待与人际交往

①接待来访者

②接待求职者和新职工

③成功的秘书在人际交往中的要求

(认真倾听、礼貌得体、举止文雅、友好相处、谦虚谨慎、良好的合作态度、考虑周到、正确对待自己、宽容和体谅别人、忠实、敏锐、勇敢、诚实、自我控制、灵活性和适应性、注意小节、注意仪表和整洁、乐于培养接替者、认真负责、良好的性格。)

2、领导旅行安排

1)领导公务旅行的准备工作：

弄清问题：①旅行目的;②领导希望起程和回程的时间和日期;③旅行的具体安排;

④领导是单独旅行还是有其他成员或者有家庭成员陪同旅行;

⑤领导希望用怎样的交通工具

2)旅行安排

3)利用旅行社

4)旅行计划(需有护照，但去北美、南美、中美洲或临近岛屿(古巴除外)不需。)

3、领导会务安排

1)会议的请柬和通知书

美国由秘书准备的公司内部的高级会议的请柬类型：①定期的经理会议请柬;

②特别的经理会议请柬，③年度股东会议请柬;④公司董事长会议以及其他会议和会谈请柬。

2)会议、会谈的准备工作

秘书要着重确定会议地点和发言人，编排和准备会议材料，特殊的业务安排以及宣传事宜。

3)会议、会谈进行中的秘书工作

仔细地检查、认真的执行、不折不扣地完成周密的会议安排计划，精心地贯彻会议的宗旨，提高会议或会谈的效率，这是秘书的责任。

4)各种会议后的工作

5)秘书作会议记录

6)秘书主持会议(①做好会议计划;②正确组织会议程序;③当众演讲)

4、财务记录及资产管理辅助：

1)财务报表

①办公预算;

②损益表(一个公司确定其盈利或亏损的财务报表，是股东、债权人和贷款协会制定决策的关键性文件。)

基本要素﹕①收入;②费用

③资产负债表(反映公司特定时间的财务状况)

基本要素﹕①资产;②负债;③所有者权益;

2)公司的债券

㈠股东依据所持有股票数可分享以下权利：

①股票选举;

②分享各种收入的分配;

③购买发行的新股票，以保持原有的所有权(优先认股权);

④如果公司破产，可获得股份内的资产。

(美国公司发行债券出售金额的最小单位为1000美元以上。)

5、对领导个人工作的财务辅助：

①差旅交际费;②车旅费;③领导(雇主)税务记录;④备用资金管理

6、工资处理方面的辅助：

①报酬的种类

②工薪总额和工薪净额

③工薪记录

④工薪处理的辅助系统